用工合规宝典 | 企业如何设计加班制度?
政策规定
根据《劳动法》第四十一条,用人单位由于生产经营需要,经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间,一般每日不得超过一小时;因特殊原因需要延长工作时间的,在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时,每月不得超过三十六小时。
关于加班的界定
在司法实践中,用人单位是否施行加班审批制度并非司法机关判断加班事实存在的唯一审查内容,主要看用人单位是否有实际的加班安排。
若劳动者提交的证据显示,下班时间公司依然安排开会、制作表格或写方案等工作,则能够证明公司安排加班。此类情形下认定为加班的同时,劳动者可以要求用人单位支付加班费,如未及时足额支付,劳动者可以此提出解除劳动合同,要求支付经济补偿金。
员工主张加班费的举证类型:
1. 用人单位安排劳动者加班的证据,如向劳动者发出的通知书、任务安排单、任务分配单及短信微信通知等;
2. 劳动者加班出勤时的证据,如劳动者在工作记录、出勤记录上的签名、完成工作量的交付凭证、考勤表等;
3. 加班任务完成后的证据,如完成加班工作后的交接班记录、用人单位发放报酬的工资条及其他劳动者证言等。
加班管理制度的合规设计
用人单位在规章制度中应建立相关的加班审批制度并细化具体操作流程,需以制度形式经民主程序确立,作为员工手册的一部分要求员工阅知并签字认可。
制度中应明确加班审批流程、申请加班的时间要求、加班的补贴发放形式、不属于加班情形等,清楚定义值班、午休、出差等不同情形,不应将上述情形统一认定为加班。
常见的不属于加班的情形:
1. 未经单位审批在没有安排加班任务的时间主动加班的;
2. 劳动者主动参加的培训、会议、团建,并且内容与本职工作无关;
3. 劳动者自身原因需延长工作时间的;
4. 无具体工作部署的值班时间,不属于加班管理范畴;
5. 综合工时制员工在工时计算周期内。
司法实践中常将以下情形认定为值班:
1. 用人单位因安全、消防、节假日需要,安排劳动者从事与本职工作无关的值班任务;
2. 用人单位安排劳动者从事与其本职工作有关的值班任务,在值班期间可以休息的。
若被认定为值班,公司只需要发放值班津贴即可,无需支付加班费。若公司制度或者惯例可以调休,于法无悖。
加班审批流程
加班审批流程:
(1)用人单位提出需要劳动者加班;
(2)劳动者接受加班,提出申请;
(3)劳动者交付加班工作成果;
(4)用人单位验收;
(5)完成加班审批,认定事实加班。
审批分工:
(1)业务部门负责审核员工加班的必要性及合理;
(2)HR结合公司加班制度、当地法律法规、员工合同中约定的用工方式等条件进行合规合法层面的审批;
(3)SSC或薪酬部门计算调休时间,加班薪资兑现,加班补贴发放等事宜。
加班费的计算&成本控制
1. 工作日安排劳动者延长工作时间的,支付不低于工资的150%的工资报酬;
2. 休息日安排劳动者工作,优先安排补休,不能安排补休的支付不低于工资200%的工资报酬;
3. 法定节假日安排劳动者工作的,必须支付不低于工资300%的工资报酬,不能以安排补休为由不支付加班费。
调休的应用要引起重视,按照目前平时加班(调休/加班费)、周末加班(优先调休)、法定节假日加班(必须支付加班费)的不同逻辑,可以优先安排员工在加班后3-6个月内调休(有地区6个月内不调休即需要付加班费)。
尽量避免法定节假日加班的情况出现,同时注意月度加班不能超过36个小时。
关于加班的特殊情形
1. 公司要求员工签署调休过期作废的协议是否有效?
无效,属于用人单位排除自己责任的无效条款。
2. 劳动者拒绝周末加班的调休如何处理?
用人单位有优先安排员工调休的权利。
3. 平日延时加班和法定节假日加班能否以调休代替?
不建议,很多地区司法实践判例不支持。
4. 劳动者能否主动放弃调休?
可以,劳动者书面申请,用人单位需尽告知义务。
5. 调休是否有期限限制?
大部分地区无明确规定,有些地区有特殊规定如6个月内未休需支付加班费。
6. 不定时工作制是否完全不用支付加班费?
不一定,有的地区对用人单位节假日安排不定时工作制员工工作的,也支持支付加班费。